Przedmiotem zamówienia jest przygotowanie i organizacja spotkania dla Regionalnej Grupy Interesariuszy w tym wynajem sali konferencyjnej (3 godz.) wraz z obsługą techniczną i cateringiem w ramach projektu pn. „KEEP ON – Effective policies for durable and self-sustainable projects in the cultural heritage sector”(Skuteczna polityka regionu dla zapewnienia trwałości i zwiększonej efektywności projektów z sektora dziedzictwa kulturowego) w ramach ProgramuInterreg Europa 2014-2020, Oś priorytetowa 4. Środowisko i efektywne gospodarowanie zasobami, Cel szczegółowy 4.1. Poprawa wdrażania polityk i programów rozwoju regionalnego w obszarze dziedzictwa naturalnego i kulturowego.

MIEJSCE I TERMIN REALIZACJI ZAMÓWIENIA

Województwo Świętokrzyskie, miasto Kielce,

Termin realizacji zamówienia: 06.03.2019 r.

(termin spotkania może ulec zmianie, o czym Wykonawca zostanie poinformowany nie później niż 2 dni przed spotkaniem)

OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

Przedmiotem niniejszego zamówienia jest usługa polegająca na:

1. Przygotowaniu i wynajęciu sali konferencyjnej wraz z obsługa techniczną na potrzeby spotkania Regionalnej Grupy Interesariuszy dla 30 uczestników.

2. Zapewnienie usługi cateringowej dla 30 uczestników spotkania.

Ad 1. Wymagania dotyczące sali, jej przygotowania oraz bieżącej obsługi niezbędnej do przeprowadzenia spotkania dla Regionalnej Grupy Interesariuszy:sala na spotkanie Regionalnej Grupy Interesariuszy powinna być dostępna w dniu: 06.03.2019 roku (termin spotkania może ulec zmianie, o czym Wykonawca zostanie poinformowany nie później niż 2 dni przed spotkaniem);

a. przewidywany czas trwania spotkania to 3 godz. zegarowe: od godz. 10:00 do godz.13:00 (godziny spotkania mogą ulec zmianie)

b. miejscem organizacji spotkania będzie miasto Kielce;

c. sala powinna pomieścić minimum 30 uczestników;

d. na czas trwania spotkania sala powinna posiadać stoły w układzie „podkowy” oraz krzesła z miękkim siedziskiem dla minimum 30 uczestników;

e. sala powinna być przestronna, tak by pozwalała na swobodne przemieszczanie się;

f. przed wejściem do sali powinien znajdować się stół umożliwiający przychodzącym uczestnikom dokonanie rejestracji;

g. możliwość udostępnienia rzutnika oraz systemu zaciemniania i sterowania oświetleniem (w tym przynajmniej dwa sprawne, przenośne mikrofony) wraz z obsługą techniczną;

h. zapewnienie możliwości podłączenia sprzętu multimedialnego typu laptop umożliwiającego prezentację materiałów na ekranie lub innej płaskiej powierzchni, w miejscu dobrze widocznym dla widowni;

i. toaleta dostępna poza salą konferencyjną, ale znajdująca się w tym samym obiekcie,

j. zapewnienie szatni dla osób zaproszonych;

k. dostęp do Internetu bezprzewodowego;

l. temperatura w pomieszczeniu 21°C–25°C

m. zapewnienia w bezpośrednim sąsiedztwie lub na sali miejsca na serwis kawowy;

n. w obrębie obiektu wynajmującego salę powinien być dostępny bezpłatny parking;

o. wykonawca jest zobowiązany wyrazić zgodę na oznakowanie przez Zamawiającego, tj. m.in. naklejenie/rozwieszenie materiałów i wizualizacji zgodnej z wymogami Programu Interreg Europe na lata 2014 -2020.

Ad. 2. Wymagania dotyczące zapewnienia usługi cateringowej dla 30 uczestników spotkania:

a. przygotowanie i zaserwowanie wraz z obsługą kelnerską serwisu kawowego dla 20-30 osób w postaci: kawy, herbaty, woda mineralna, sok owocowy (min. 1 rodzaj), cukier, mleko, cytryna, zimne zakąski w postaci: kanapek (min. 2 rodzaje po 3 na osobę) oraz ciasta (min. 2 szt. na osobę np. szarlotka, sernik).

b. Zamawiający zastrzega sobie prawo do ostatecznego wyboru menu spośród propozycji przedstawionych przez Wykonawcę;

Usługa cateringowa musi być świadczona:

· wyłącznie przy użyciu produktów spełniających normy jakości produktów spożywczych,

· zgodnie z przepisami prawnymi w zakresie przechowywania i przygotowania artykułów spożywczych (m.in. ustawy z dnia 25 sierpnia 2006 r. o bezpieczeństwie żywności i żywienia, Dz.U. Nr 171, poz. 1125 z późn. zm.),

· na zastawie porcelanowej lub szklanej, przy użyciu sztućców ze stali nierdzewnej oraz jednorazowych serwetek oraz obrusów materiałowych, przygotowania dekoracji stołów.

· usługa cateringowa obejmuje zebranie naczyń oraz resztek pokonsumpcyjnych bezpośrednio po zakończeniu imprezy.

· Zamawiający zastrzega możliwość zmniejszenia bądź zwiększenia ilości uczestników oraz zmiany godzin rozpoczęcia i zakończenia usługi cateringowej. W przypadku zmiany liczby uczestników oraz zmiany godzin rozpoczęcia i zakończenia usługi cateringowej Zamawiający poinformuje o tym fakcie na min. 2 dni przed terminem wydarzenia.

Opis przedmiotu zamówienia zgodnie z treścią zapytania ofertowego stanowiącego załącznik do niniejszego postępowania.