ZAPYTANIE OFERTOWE

I. NAZWA I ADRES ZAMAWIAJĄCEGO:

Województwo Świętokrzyskie – Urząd Marszałkowski

al. IX Wieków Kielc 3

25-516 Kielce

II. PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA:

Wykonanie audytu rekompensaty przekazanej przez Województwo Świętokrzyskie Operatorom publicznego transportu zbiorowego na podstawie zawartych umów o świadczenie usług w zakresie publicznego transportu zbiorowego w transporcie drogowym.

III. TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA:

Przedmiotowe postępowanie prowadzone jest zgodnie z zasadami określonymi w Instrukcji pn. ,,Zasady udzielania zamówień publicznych w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Świętokrzyskiego w Kielcach i regulamin pracy komisji przetargowej” stanowiącej załącznik nr 1 do Uchwały nr 3346/21 Zarządu Województwa Świętokrzyskiego z dnia 3 lutego 2021 r. (ze zm.). W związku z ustaloną wartością szacunkową nie przekraczającą 130 000 zł, postępowanie prowadzone jest bez stosowania przepisów ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo Zamówień Publicznych (Dz.U.2022 poz.1710, 1812, 1933 i 2185 oraz z 2023 poz. 412)

IV. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA:

Wykonanie przedmiotu zamówienia będzie polegało na zbadaniu w drodze audytu należnej wysokości rekompensaty pobranej przez Operatorów na podstawie umów o świadczenie usług w zakresie publicznego transportu zbiorowego w transporcie drogowym zawartych pomiędzy Województwem Świętokrzyskim – Organizatorem, a sześcioma Operatorami wskazanymi przez Zamawiającego (jedna spółka akcyjna, jedna spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, cztery osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą).

Po przeprowadzonym audycie, Wykonawca sporządzi sześć osobnych Raportów (oddzielnie dla każdego z Operatorów), które w sposób bezstronny, kompletny, rzetelny i zgodny ze stanem faktycznym będą przedstawiały wyniki, tj. ustalenia faktyczne, ocenę sytuacji i wnioski z wykonanych audytów z jednoznaczną oceną czy wysokość pobranej rekompensaty była należna i w prawidłowej wysokości oraz zalecenia dla Zamawiającego.

Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia określa Załącznik nr 1 do Zapytania ofertowego.

V. Kody CPV:

79212000-3 – Usługi audytu

VI. TERMIN WYKONANIA ZAMÓWIENIA:

Wykonawca zobowiązuje się wykonać usługę, o której mowa w Rozdziale IV w terminie 90 dni kalendarzowych od dnia podpisania umowy.

VII. WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU:

Wykonawca winien spełniać łącznie poniższe warunki:

1. Posiadania wiedzy i doświadczenia:

Zamawiający uzna warunek za spełniony, gdy Wykonawca wykaże, że w okresie ostatnich 3 lat przed upływem składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy w tym okresie, wykonał co najmniej 3 (trzy) usługi, z których każda usługa obejmowała przeprowadzenie audytu rekompensaty z tytułu świadczenia usług z zakresu transportu publicznego.

2. Dysponowania osobami zdolnymi do wykonania zamówienia:

Wykonawca spełni warunek w sytuacji, gdy wykaże, że dysponuje Zespołem audytowym składającym się z co najmniej dwóch osób które będą posiadać:

1) uprawnienia audytora wewnętrznego posiadającego kwalifikacje do przeprowadzenia audytu wewnętrznego zgodnie z art. 286 Ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych lub

2) kwalifikacje biegłego rewidenta.

VIII. WYKAZ DOKUMENTÓW, JAKIE MAJĄ DOSTARCZYĆ WYKONAWCY W CELU POTWIERDZENIA SPEŁNIENIA WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU:

1. Wykonawca ubiegający się o przeprowadzenie audytu z realizacji umów o świadczenie usług w zakresie publicznego transportu zbiorowego w transporcie drogowym jest zobligowany do złożenia wraz z ofertą niżej wymienione dokumenty:

1) sporządzony i podpisany zgodnie z wzorem (Załącznik nr 3) wykaz wykonanych audytów rekompensaty z tytułu świadczenia usług z zakresu transportu publicznego, wraz z załączeniem dokumentów potwierdzających, że każda z tych usług została wykonana należycie. Przez dokumenty będące potwierdzeniem, należy rozumieć: załączenie listów rekomendacyjnych lub rekomendacji lub referencji lub protokołów odbioru w treści których wskazane zostało, że usługa obejmowała przeprowadzenie audytu rekompensaty z tytułu świadczenia usług z zakresu transportu publicznego i usługa ta została wykonana należycie.

2) sporządzony i podpisany zgodnie z wzorem (Załącznik nr 4) wykaz osób, które będą realizowały przedmiot zamówienia wraz z załączeniem dokumentów potwierdzających dla każdej z tych osób, wymagane uprawnienia.

2. Brak załączenia do oferty dokumentów, o których mowa w pkt 1 spowoduje, że oferta zostanie odrzucona.

IX. OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERTY:

1. Cena oferty zarówno kwota netto jak i brutto musi być wyrażona liczbą i słownie (obie w złotych polskich).

2. Wykonawca przedstawi ofertę cenową, która powinna uwzględniać wszystkie koszty związane z realizacją przedmiotu zamówienia plus podatek VAT naliczony zgodnie z obowiązującymi przepisami na dzień składania oferty.

3. Oferta powinna zostać sporządzona w języku polskim z zachowaniem formy pisemnej pod rygorem nieważności na Formularzu ofertowym stanowiącym Załącznik nr 2 do Zapytania ofertowego.

4. Oferta powinna zostać podpisana przez osobę/y upoważnioną/e w dokumentach rejestrowych podmiotu do reprezentacji Wykonawcy lub posiadającą/e odpowiednie pełnomocnictwo do dokonania niniejszej czynności prawnej udzielone przez osobę/y upoważnioną/e do reprezentacji Wykonawcy.

5. Oferta może zostać złożona jedynie w formie elektronicznej (Formularz ofertowy podpisany kwalifikowanym podpisem lub skan Formularza ofertowego) na adres wskazany w Rozdziale X ust. 1.

X. MIEJSCE I TERMIN SKŁADANIA OFERT:

1. Ofertę w formie elektronicznej należy składać na platformie zamówień publicznych Urzędu Marszałkowskiego Województwa Świętokrzyskiego dostępnej pod adresem internetowym https://sejmik-kielce.logintrade.net w terminie do dnia 26 maja 2023 r. do godz.10:00.

2. Decydujące znaczenie dla oceny zachowania powyższego terminu ma data wpływu oferty do Zamawiającego. Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane.

3. Termin związania ofertą wynosi 30 dni, licząc od upływu terminu składania ofert.

XI. KRYTERIA WYBORU OFERT:

Cena wykonania usługi - 100 %

Zamawiający udzieli zamówienia Wykonawcy, który zaoferował najniższą cenę brutto za wykonanie zamówienia.

XII. ZASADY OBLICZANIA I PRZYZNANIA PUNKTACJI ZA KRYTERIUM

Każda złożona oferta poddana ocenie otrzyma zaokrągloną do dwóch miejsc po przecinku liczbę punktów wynikającą z działania:

P(x) = [C(min) / C(x] x 100

P(x) – liczba punktów otrzymanych przez ofertę ,,x” za kryterium ,,Cena”,

C(min) – najniższa cena spośród wszystkich ważnych i nieodrzuconych ofert,

C(x) – cena oferty ,,x”

1. Jeżeli cena oferty będzie budzić wątpliwości Zamawiającego, co do możliwości wykonania przedmiotu zamówienia, zgodnie z wymaganiami określonymi przez Zamawiającego lub wynikającymi z odrębnych przepisów, Zamawiający w celu ustalenia czy oferta zawiera rażąco niską cenę w stosunku do zamówienia, zwróci się do Wykonawcy o udzielenie w określonym terminie wyjaśnień dotyczących elementów oferty, mających wpływ na wysokość ceny. Zamawiający może żądać w szczególności złożenia kalkulacji obliczenia ceny.

2. Zamawiający, oceniając wyjaśnienia będzie brał pod uwagę obiektywne czynniki wpływające na obniżenie ceny, w szczególności oszczędności metody wykonania zamówienia, wyjątkowo sprzyjające warunki wykonania zamówienia dostępne dla Wykonawcy, wpływ pomocy publicznej udzielonej na podstawie odrębnych przepisów, koszty pracy.

3. Zamawiający odrzuci ofertę Wykonawcy, który nie złoży wyjaśnień lub jeżeli dokonana ocena wyjaśnień potwierdzi, że oferta zawiera rażąco niską ceną w stosunku do przedmiotu zamówienia.

XIII. INFORMACJE DODATKOWE:

1. Wykonawcy mogą kierować do Zamawiającego pytania dotyczące Zapytania ofertowego za pośrednictwem platformy zamówień publicznych Urzędu Marszałkowskiego Województwa Świętokrzyskiego dostępnej pod adresem internetowym https://sejmik-kielce.logintrade.net/ ;

2. Wykonawca może wprowadzić zmiany w złożonej ofercie lub ją wycofać przed terminem składnia ofert. Zarówno zmianę jak i wycofanie oferty dokonuje się na platformie Zamawiającego, o której mowa w Rozdziale X ust. 1 Zapytania ofertowego.

3. Zamawiający może modyfikować zapytanie ofertowe przed terminem składania ofert.

4. W przypadku uznania za najkorzystniejszą ofertę złożoną przez Wykonawcę drogą elektroniczną w formie skanu (bez podpisu kwalifikowalnego) Zamawiający zażąda dostarczenia złożonej oferty w formie pisemnej przed podpisaniem umowy. Brak dostarczenia podpisanej papierowej oferty zgodnej ze złożonym skanem będzie powodował odrzucenie oferty.

5. W przypadku wątpliwości, Zamawiający zastrzega sobie prawo do wezwania Wykonawcy, w wyznaczonym przez siebie terminie, do złożenia wyjaśnień lub uzupełnienia złożonej oferty.

6. Zamawiający, niezwłocznie po dokonaniu wyboru oferty najkorzystniejszej powiadomi o dokonaniu tej czynności Wykonawców, którzy złożyli oferty, a także zamieści informacje na platformie zamówień pod adresem wskazanym w Rozdziale X ust. 1 Zapytania ofertowego.

7. Zamawiający zastrzega sobie możliwość wyboru kolejnej wśród najkorzystniejszych złożonych ofert bez przeprowadzenia ich ponownego badania i oceny, jeżeli Wykonawca, którego oferta zostanie wybrana jako najkorzystniejsza, uchyli się od zawarcia umowy dotyczącej realizacji przedmiotu zamówienia.

8. Z wyłonionym Wykonawcą zostanie podpisana umowa, której wzór stanowi Załącznik nr 5 do Zapytania ofertowego.

9. Zamawiający może nie dokonać wyboru najkorzystniejszej oferty i unieważnić Zapytanie ofertowe bez podania przyczyny.

XIV. KONTAKT Z ZAMAWIAJĄCYM:

Obsługę zamówienia ze strony Zamawiającego prowadzi Departament Infrastruktury, Transportu i Komunikacji Urzędu Marszałkowskiego Województwa Świętokrzyskiego w Kielcach, al. IX Wieków Kielce 4, 25-516 Kielce, piętro 2,5, nr tel.: (41) 395-12-02.

XV. ZAŁĄCZNIKI:

1. Załącznik nr 1 – Szczegółowy Opis Przedmiotu Zamówienia;

2. Załącznik nr 2 – Formularz ofertowy;

3. Załącznik nr 3 – Wykaz potwierdzający doświadczenie Wykonawcy przy realizacji przedmiotu zamówienia;

4. Załącznik nr 4 – Wykaz osób, które będą uczestniczyć w realizacji zamówienia;

5. Załącznik nr 5 – Projekt umowy;

6. Załącznik nr 6 – Klauzula informacyjna RODO.